GESTÃO DE COMPRAS - A IMPORTÂNCIA DO PROCESSO INBOUND

É fundamental sabermos a importância do departamento de compras para o sucesso de qualquer negócio. Especialistas dizem que quem não compra bem, não venderá eficientemente, pois várias situações podem desfavorecer a negociação, acarretando prejuízos às empresas.

Quando falamos de PROCESSO INBOUND, tratamos de todas as etapas para trazer os mais variados tipos de suprimentos necessários a uma série de atividades. Podemos citar os recursos materiais (matéria-prima, equipamentos, máquinas, embalagens) recursos tecnológicos (softwares, hardwares), recursos humanos (mão de obra) e é claro os recursos financeiros, podendo estas aquisições em alguns casos ser requisitadas a elementos de fora da organização, conhecida pelo jargão de TERCEIRIZAÇÃO ou OUTSOURCING, dependendo do caso.

As especificações dos mínimos detalhes nos pedidos é de extrema relevância para que não haja distorções ou não entendimento, de ambas as partes. Em licitações públicas é proibido fazer solicitações de marcas específicas. O que se pode é citar alguma marca como referência de modelo, especificidade, mas nunca direcionando a um único fornecedor, É claro que em poucas situações existam necessidades que são monopolizadas e demonstradas por um único membro, mas devem ser comprovadas por meio de constatação e avaliação estritamente técnica.

Com a negociação terminada, os acordos de preço, prazo de entrega e de pagamento acertados, começa-se a registrar todas as atualizações de status. O follow up dos pedidos efetuados é também parte integrante deste processo e que se não for bem feito, erros graves podem ocorrer, comprometendo a credibilidade e a imagem da corporação.

A GESTÃO DO TRANSPORTE entre o ponto de partida e o ponto de chegada, deve ser acompanhado para que não haja surpresas, desencontros e para haver também tempo hábil de tomar medidas que reparem os danos causados pelas falhas ou variáveis não controláveis, como por exemplo acidentes que danifiquem a carga ou roubo.

As entradas para armazenamento devem ter sido monitoradas desde o início do processo. O primeiro passo na hora do recebimento das mercadorias é certificar-se que o pedido foi realmente feito por meio dos registros. A fase posterior é a conferência dos dados contidos na nota fiscal (razão social, endereço, prazo e forma de pagamento) e por fim devem ser realizadas primeiramente a análise qualitativa e logo após a quantitativa, se houver alguma discordância comprovada o pedido não poderá ser aceito. O motivo da devolução dever ser descrito para dar feedback ao fornecedor para posterior solução, sendo que a reincidência do problema alegado pode gerar a DESCONTINUIDADE DA PARCERIA.

Atue com responsabilidade, agilidade, especifique corretamente dentro de um padrão descritivo de materiais (PDM), acompanhe todo o processo, desenvolva os parceiros, cobre resultados, até em razão da área de compras ser considerada como estratégica, mantenha-se antenado com o que está acontecendo de mais novo em ferramentas tecnológicas que auxiliem na busca por fontes que agreguem valor e almeje alcançar o maior grau de desenvolvimento, em um estágio avançado que é o STRATEGIC SOURCING.

NÃO SEJA CENTRALIZADOR, SAIBA DELEGAR.

As empresas necessitam de líderes, pessoas engajadas, comprometidas com causas nobres e também de pessoas que sigam esta liderança, guiadas por entusiasmo e motivação para a busca de resultados.

Mas quando nos vemos a frente de um "líder" centralizador, nos remetemos a uma era que já deveria ter acabado, mas infelizmente não é o que presenciamos, ainda a inúmeros profissionais com este perfil.

O que acontece é que acabam sendo o centro das atenções, atuando com rédea curta, pensando colher assim resultados mais expressivos, mas sabemos que não é verdade, até porquê é humanamente impossível conhecer e fazer tudo com perfeição e excelência.

Saber delegar é uma qualidade essencial dos grandes administradores, é um exercício diário e democrático de conseguir extrair o melhor, a essência de cada colaborador e saber distribuir  bem as tarefas. 

Precisamos repensar e ser autocríticos com o que fazemos nas empresas, qual o legado que vamos deixar aos nossos subordinados e parceiros, qual aprendizado terão e como deverá ser o comportamento das lideranças em prol do crescimento sustentado.

É óbvio que em muitas vezes as decisões podem e devem ser centralizadas, ou seja, tomadas por poder ou autoridade de uma única pessoa, mas a discussão para se chegar a um consenso, deve ser sempre valorizada, para que as decisões tenham um peso maior e sejam melhor embasadas.

Deixemos de lado as convicções ultrapassadas, e vamos dar lugar ao debate, abrindo espaço a quem tem mais competência e habilidade para executar, ficando os líderes com a responsabilidade de organizar, dirigir e controlar todos recursos imprescindíveis ao sucesso da organização.

Enfim, o trabalho ficará muito mais prazeroso, quando as pessoas sentirem-se valorizadas, participantes ativas das decisões, no controle de seus atos, conscientes da sua importância dentro de um  processo de contínua evolução.

10 DICAS ESSENCIAIS PARA ADMINISTRAR BEM QUALQUER EMPRESA

Vou tentar ser sucinto e dar 10 dicas que farão com que sua empresa ganhe destaque no cenário competitivo.

1ª dica -  Faça um bom plano de negócios (Business Plan)

2ª dica -  Destaque as prioridades e faça ajustes sempre que achar necessário

3ª dica -  Defina metas e objetivos desafiadores, mas nunca impossíveis, que possam trazer desmotivação

4ª dica -  Obtenha o máximo de eficiência em todas as ações

5ª dica -  Busque sempre o aperfeiçoamento

6ª dica -  Treine, capacite, valorize constantemente seu capital humano

7ª dica -  Fique antenado com o que está acontecendo no mundo dos negócios

8ª dica -  Inove, pense em novas alternativas, quebre paradigmas

9ª dica -  Observe e aprimore boas práticas

10ª dica -Enfim, não desista, seja persistente, resiliente e aprenda com os erros.

Espero que utilizem estas dicas para iniciar ou dar continuidade a um negócio e encantar seu cliente.

COMO PODEMOS AGIR PARA MINIMIZAR OS EFEITOS DE UMA CRISE?

Sentimos na pele de forma intensiva os efeitos de uma crise, que não é só econômica, e sim uma crise de identidade, ética e moral. Como assim de identidade, ética e moral? Vou tentar esclarecer em poucas linhas no que acredito ser uma das piores crises já vivenciadas por nós brasileiros.

Mas como chegamos neste ponto? A crise tem hora para terminar? As empresas são culpadas? Os cidadãos têm sua parcela de culpa? O que podemos e devemos fazer?

Empregos sendo ceifados dia-a-dia, um processo de desindustrialização crescente, empresas, aos montes, fechando as portas e não são só as pequenas, há vários casos de empresas familiares com mais de 50 anos com o mesmo infeliz fim, com o efeito devastante da...FALÊNCIA!

Não existe um segmento sequer que vá sair ileso desta crise, sem algum arranhão, uns claro que são mais impactados, alguns com características peculiares, sofrerão menos, outros poucos aproveitam a crise para crescer OU CRIAM NOVOS NEGÓCIOS, observando novas necessidades.

A hora é agora, não podemos esperar acontecer algo de pior. Então todos nós, da melhor forma, devemos contribuir para que estes efeitos devastadores não perdurem por mais tempo. Qual a saída?

A ÚNICA SAÍDA É FOCO, ou seja, devemos estar focados a primeiramente entender e  depois minimizar as causas, os impactos que levaram o país a desmoronar e tiveram por consequência o fechamento de inúmeras empresas em todas as partes do Brasil, 

Mas o aprendizado que teremos ao final, acredito, será positivo, pois nos tornaremos mais atentos à questões antes não tão observadas, como a política, principalmente a ética na política, ou a pensar em alternativas antes impensadas, a colocar em prática projetos que já estavam engavetados a muito tempo, a pensar estrategicamente, no longo prazo e se planejar para alcançar os objetivos traçados, a aproveitar os momentos de economia favorável e reinvestir no negócio, a manter uma boa estrutura da organização, A CRIAR CICLOS VIRTUOSOS, AO INVÉS DE VICIOSOS.

Existe uma discussão muito grande, principalmente nas redes sociais, alguns defendendo este ou aquele partido, esta ou aquela ideologia, muitas amizades de longos anos,foram desfeitas por esta razão. Mas vejo e observo como fator positivo o jovem estar de fato entrando nestas discussões, muitos destes hoje "SERES POLITIZADOS", antes eram mero espectadores,analfabetos políticos, assistiam inertes, sem participação ativa, sem visão crítica, não tinham interesse e não enxergavam os impactos que tudo isso poderia causar.

Nisto, o setor privado perde excelentes profissionais que acabam indo para o  setor público, onde apesar dos pontos negativos, da burocracia excessiva, da ainda ineficiência dos serviços, das dificuldades enfrentadas pela falta de infraestrutura básica, veem-se em contrapartida à uma visão de estabilidade parcial, que em épocas de escassez de emprego, tornam-se uma excelente opção.

Esta crise é derivada e advém de muitos fatores, onde não devemos achar prioritariamente os culpados e sim entender os significados, as razões, as causas, para que no decorrer dos próximos anos não venhamos a cometer os mesmos erros.

Infelizmente o País não consegue crescer de FORMA SUSTENTADA, o que ocorre é a economia em crescimento por alguns anos e logo depois a perda de conquistas em ciclos seguintes, o que acarreta quebra de confiança por parte de investidores estrangeiros e o endividamento das famílias que não conseguem se manter empregadas. 

É claro que o País está em amadurecimento ainda, de sua democracia, de suas instituições, do pertencimento dos cidadãos a uma ordem política, mas poderíamos abreviar tudo isso se tivéssemos maior controle de tudo, mais comprometimento com o País e com as causas sociais.

Todos nós temos uma parcela de culpa, pois não trabalhamos em equipe, somos ainda muito individualistas, pensando somente o que é bom para cada um, e não para a sociedade. A classe política está falida, não de dinheiro, mas de moral, de idoneidade, são quase todos, FARINHA DO MESMO SACO, diferenciados somente por legendas de partidos, que pregam uma coisa, mas colocam em prática outra totalmente deturpada com a filosofia descrita nos estatutos de formalização, concebidos na criação dos mesmos.

Empresas mancomunadas com a corrupção, pessoas comuns desacreditadas que algo possa melhorar, o pessimismo ronda as rodas de discussão e o momento é de pura reflexão dos atos que refletiriam em uma reviravolta positiva.

Mas será que conseguiremos, com o "TRABALHO DE FORMIGUINHA" alavancar os resultados econômicos e minimizar os efeitos desta crise?

Façamos uma autocrítica, será que participamos das questões relacionadas com as empresas que trabalhamos de forma a contribuir com soluções e não só para criticar? Será que damos nossa contribuição de forma efetiva nas questões relacionadas ao nosso entorno, no nosso bairro, na cidade em que moramos, nas politicas públicas, não só em época de eleição? Será que ajudamos na conscientização daqueles que não sabem da sua importância, de multiplicar e disseminar conhecimentos?

Acredito muito no esforço individual que vai se capilarizando e tomando outros rumos e destinos, alcançando outras pessoas e influenciando-as para que se unam com o objetivo de melhoria significativa das condições de vida.

O que podemos fazer na prática é COLABORAR, COOPERAR, em um momento em que todas as decisões devem ser repensadas, reavaliadas, reescritas, enfim com ajustes no planejamento e se for necessário, PISE NO FREIO, não esqueça que a vida de sua empresa e a permanência

de seu capital humano é o mais importante.

O QUE NÃO PODEMOS É FICAR PARADOS, JUNTOS FAZEMOS MELHOR E ENXERGO QUE SOMENTE DESTA MANEIRA É QUE CHEGAREMOS A ALGUM LUGAR, A UM LUGAR ONDE HAJA CONDIÇÕES DE CUIDARMOS DA FAMÍLIA DE FORMA DIGNA, SEM VIOLÊNCIA, COM SAÚDE E EMPREGO.

MAIS DICAS DE COMO ADMINISTRAR BEM A SUA EMPRESA

Trago mais algumas dicas de como administrar de forma positiva e eficiente a sua empresa, seja qual for o seu porte, pequena, média ou grande é de extrema importância poder agregar sempre que possível novos conceitos, novas visões, novas formas de fazer, de implementar, monitorar e controlar resultados.

As ferramentas de qualidade mais utilizadas como: PDCA, Diagrama de Ishikawa ou Espinha de Peixe, Diagrama de Pareto, Heurística, devem ser usuais, com o intuito de melhorar consistentemente e continuadamente os processos e as atividades rotineiras, focando em um ciclo virtuoso de desenvolvimento. Estas ferramentas servem para que a empresa visualize o seu panorama, como se fosse uma fotografia de seu momento atual, quais são seus pontos fortes e fracos, onde deve ter maior atenção, prioridades e como devem ser trabalhadas, fatores críticos que influenciam ou tem impacto negativo na performance, no alcance dos objetivos e metas organizacionais.

O primeiro passo é a empresa ter em mente, de forma clara, a importância em se reciclar e raciocinar sempre em direção a um crescimento sustentado, estruturado. Nunca esqueça também que as pessoas devem ter sua capacidade, habilidade e competência bem aproveitadas, muitas vezes colocam-se profissionais em áreas que não são o seu objetivo ou sua especialidade, não aproveitando todo o seu talento e seu potencial, levando-os a desmotivação.

Exerça o seu poder de líder e mostre o quanto pode contribuir para o crescimento de sua equipe e da empresa, colocando em prática ações que levem satisfação e realização de seu capital humano. Entenda que cada profissional pensa e interpreta a liderança da uma forma, então conheça um a um e prepare-se para extrair o máximo deles.

A sua equipe e consequentemente a empresa serão reflexo da sua forma de liderar, que pode ser enérgica, democrática, competitiva ao extremo, autocrática, carismática, na verdade não importa como será esta liderança o que irá valer é a forma de lidar com os subordinados hierárquicos nos momentos difíceis, quais serão as tarefas e os respectivos responsáveis e como os resultados serão buscados, isto deverá estar bem claro para todos.

Não tire conclusões precipitadas, dialogue sempre antes das decisões, faça também entrevistas pós demissão para saber o motivo que desencadeou o desligamento do colaborador, entenda e adapte a empresa para mudanças constantes em seu ambiente.

Tenha a máxima que “nada é tão bom que não possa ser melhorado”, pense desta forma e trabalhe com esta filosofia que os resultados aparecerão como consequência. Perceba o quanto é importante ter uma abertura para que os funcionários exerçam realmente o seu papel de colaboradores e não somente o de cumprir com a sua jornada de trabalho diária.

O papel maior de um bom administrador é saber quais são seus limites e deficiências e os da empresa como um todo, desafiando sempre as pessoas ao envolvimento, a agirem de forma sinérgica, plantando a ideia de equipe coesa e não de grupo disperso.

Abra espaços no decorrer do dia para discussões que agreguem valor aos negócios, aproxime-se, delegue, ofereça ajuda, aperfeiçoe, recicle, haja com profissionalismo sempre, seja competitivo, enfim administre bem a sua empresa e conquistará todos os resultados almejados.

O QUE NÃO DEVE SER FEITO EM SUA EMPRESA!

Vou listar abaixo algumas práticas que nunca devem ser adotadas em sua empresa, mas que se colocadas em prática em maior ou menor número, combinadas ou não, como conseqüência devastadora, podem vir a se tornar a derrocada do seu negócio.

É extremamente importante poder difundir também pontos cruciais que podem desencadear e levar qualquer empresa ao fracasso, dentre eles destaco:

• Limitar o crescimento e desenvolvimento de seu capital humano;
• Deixar de investir em pesquisa e inovação;
• Acreditar que está fazendo o melhor e estacionar, permanecendo em uma zona de conforto;
• Não praticar ações de benchmarking;
• Não respeitar a concorrência;
• Ir em desencontro às necessidades dos clientes;
• Não planejar com visão de longo prazo;
• Não respeitar a diversidade;
• Não aplicar em direção à melhoria contínua;
• Não multiplicar ensinamentos;
• Não disseminar conhecimento;
• Pensar somente a nível local;
• Restringir a participação de ocupantes de níveis hierárquicos inferiores;
• Não distribuir lucros;
• Não delegar;
• Deixar de assumir responsabilidades e riscos;
• Não aplicar em ações sustentáveis;
• Não absorver novas tecnologias e as aplicar em novos processos;
• Não abortar ações em tempo hábil;
• Não aplicar em ações que levem a uma maior Q.V.T aos colaboradores;
• Não aumentar efetivamente seus lucros e market share;
• Não conhecer profundamente o seu negócio;
• Não detalhar quais são as prioridades e as premissas básicas;
• Não criar uma boa atmosfera de trabalho;
• Não personificar sua missão, visão e valores;
• Não medir seus resultados, verificando se estão indo na direção correta;
• Não mudar as estratégias quando preciso;
• Não identificar antecipadamente novas tendências e oportunidades;
• Tomar ações reativas e não pró-ativas;
• Não contribuir com o desenvolvimento da sociedade;
• Estabelecer regras, normas e padrões muito engessados;
• Não trabalhar com informação íntegra e atualizada;
• Não ter visão sistêmica;
• Não aplicar em ferramentas da qualidade;
• E uma das mais importantes, deixar de suprir e respeitar as amplas necessidades e desejos de seus clientes.

Em síntese, a empresa que não administra bem todos os seus recursos gera impactos negativos em seus resultados, principalmente a médio e longo prazos, tendo um risco muito maior de insolvência e conseqüente falência.

DICAS DE COMO ADMINISTRAR BEM A SUA EMPRESA

(ESTE ARTIGO DE MINHA AUTORIA FOI PUBLICADO EM 07/05/2009 COM EXCLUSIVIDADE PARA O JORNAL O ESTADO DE S.P - ESTADÃO)


Como vai a saúde de sua empresa?

Toda empresa deve preservar hábitos saudáveis, devendo fazer exames periódicos para avaliar como andam os seus processos, pois ao diagnosticar falhas logo no início fica muito mais fácil corrigi-los a tempo de não onerar os serviços e desprezar tempo precioso, agir com o máximo de profissionalismo é essencial, como também foco na melhoria contínua. O profissional que não está atento a novas formas de fazer, tendências atuais e perspectivas futuras está parado, inerte, só esperando a movimentação do mercado e com certeza o que virá não será bom para ele.

Administrar bem é saber planejar ações, organizar atividades, dirigir e controlar toda uma gama de recursos que devem ser bem distribuídos, na hora certa, para a pessoa ou departamento correto, com todos os requisitos propostos pelo cliente, para que venha contribuir com ótimos resultados, sejam financeiros, operacionais, logísticos, de imagem, enfim, sendo uma empresa com claras condições de concorrer em igualdade com qualquer outra, seja nacional ou multinacional

Para que a empresa tenha uma vida longa, é preciso cuidar bem dela, ter visão de futuro, pois para muitas ações desenvolvidas agora no presente, os resultados só aparecerão em um tempo hábil, geralmente a médio prazo. É dela que irá sair o sustento direto e indireto de muitas pessoas, então saber administrá-la da melhor forma, delegar tarefas, motivar colaboradores são imprescindíveis para que ela esteja em plena atividade e com uma saúde de dar inveja a concorrência, trazendo muitos benefícios a todos.

O profissional destacado para o cargo administrativo tem que ter um perfil pró-ativo, de iniciativa, ser motivador, colocar sempre em primeiríssimo lugar a excelência no atendimento ao cliente, ter foco nos processos de negócio, monitorando e controlando todos os resultados. É preciso ter também uma equipe capacitada, unida, que tenha objetivos comuns, que siga à risca o planejamento estratégico e faça cumprir as metas e objetivos com eficiência.

As empresas que seguem orientadas a obtenção de resultados expressivos devem estar em constante aprendizado, ter uma visão de médio a longo prazo, não ser imediatistas e buscar com persistência o alcance dos mesmos.

Fazendo uma comparação, uma analogia da empresa com uma planta, uma flor, as duas depois de serem plantadas, colocadas em seu devido lugar, devem ser diariamente cuidadas, regadas, adubadas, verificando a existência de possíveis pragas. Também é necessário saber se gostam de sol, ou sombra, muita água, pouca água, de igual modo a empresa tem que depois de sua estrutura estar pronta, ser constantemente regada por novas ações, motivações, adubada de perseverança, otimismo, máxima qualidade e novas práticas, ações estas direcionadas a manter a saúde organizacional dentro dos parâmetros do mercado, ou seja, tendo saúde ela pode dar bons frutos, profissionais envolvidos, conhecedores de seus direitos e deveres e um cliente satisfeito com os produtos e serviços oferecidos.

Uma empresa bem administrada não só exerce bem o seu papel, recompensando a todos os clientes internos e aos acionistas, investidores e fornecedores, mas também divide suas conquistas com toda uma sociedade, pois agrega valores, racionaliza bens, otimiza recursos não-renováveis tão indispensáveis à sobrevivência da humanidade, em suma, além de satisfazer todas as suas necessidades, a empresa bem administrada consegue contemplar os desejos de todo um grupo de interessados.

O intuito de ser uma empresa bem organizada e administrada é sempre estar entre as primeiras no seu segmento de mercado, ser benchmarking, ou seja, a empresa que tem as melhores práticas do mercado, referência quando se fala de empresa daquele molde, sendo assim, você poderá colocar o preço não só em cima do produto fornecido, mas pode ter uma melhor margem de lucratividade em razão da qualidade dos serviços prestados, pois o cliente não só compra produtos, mas muito mais do que isso, compra bom atendimento, ambiente, rapidez, qualidade, conforto, credibilidade e a marca, sendo estes sim fortes contribuidores para que a empresa venha conquistar a liderança e ganhar a confiança dos clientes.

Controle, monitore, verifique sistematicamente todas as ações desenvolvidas por sua equipe de trabalho, replaneje sempre que necessário e terá uma empresa saudável e com uma longa vida pela frente !